Der BKW-Konzern ist ein international tätiges Energie- und Infrastrukturunternehmen mit Sitz in Bern.

Für den Teilbereich BKW Building Solutions mit rund 30 Gebäudetechnik-Firmen führte der IT-Dienstleister GIA Informatik AG ein umfassendes IT-Outsourcing durch.

Wie muss die Informatik aufgestellt sein, um eine Firmenstrategie mit starkem Wachstum optimal zu unterstützen? Die BKW Building Solutions – eine eigenständige Firmengruppe innerhalb des BKW-Konzerns – mit vor wenigen Jahren rund zwölf Unternehmen und 500 Mitarbeitenden plante die Fortsetzung des starken anorganischen Wachstums durch weitere Zukäufe von KMU im Bereich der Gebäudetechnik. Bis dahin war die zentrale IT-Organisation des Konzerns für die Integration und den IT-Betrieb der einzelnen Firmen beauftragt.

«Das überzeugende Gesamtpaket mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis gab den Ausschlag zugunsten der GIA Informatik AG.»
Julian Fröhlich, Leiter Informatik BKW Building Solutions

Sie war für hohe Sicherheitsstufen und komplexe Konzernanforderungen konzipiert. «Im Frühjahr 2016 führten wir eine Evaluation für ein IT-Outsourcing für den Geschäftsbereich Building Solutions durch, weil die Informatik schneller, flexibler und passgenau auf kleinere Firmen adaptierbar sein musste», erklärt Julian Fröhlich, Leiter Informatik BKW Building Solutions.

«Wir verfügen über genügend Flexibilität, um massgeschneiderte Ergebnisse für eine optimale Abdeckung der Bedürfnisse zu erzielen.»
Stefan Lerch, verantwortlich für den Verkauf IT-Solutions bei der GIA Informatik AG

GIA Informatik gewann Evaluation

«Es war das überzeugende Gesamtpaket mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis, das den Ausschlag zugunsten von GIA Informatik gab», führt Julian Fröhlich weiter aus. Gleich zu Projektbeginn baute der IT-Dienstleister in der GIA-Cloud die Grundvoraussetzungen für die Standard Services auf und migrierte sämtliche Systeme und Daten der Firmen der BKW Building Solutions auf diese zentrale Plattform. Nach einem definierten Standardvorgehen integriert GIA Informatik in enger Zusammenarbeit mit der BKW Building Solutions kontinuierlich neue Firmen in diesen IT-Verbund. «Wir verfügen über die notwendigen standardisierten Prozesse und dennoch über genügend Flexibilität, um massgeschneiderte Ergebnisse für eine optimale Abdeckung der Bedürfnisse zu erzielen», bestätigt Stefan Lerch, verantwortlich für den Verkauf IT-Solutions bei der GIA Informatik AG.

Portraet Julian Froehlich

Julian Fröhlich, Leiter Informatik BKW Building Solutions

So lief das Projekt

Nach der Vertragsunterzeichnung Ende Juni 2016 starteten die beiden Unternehmen mit der Detailplanung und erstellten pro Bereich ein konkretes Fachkonzept. «Wir unterteilten das Projekt in Phasen wie Projektvorbereitung, Fachkonzepte, Beschaffung, Realisierung, Produktionsvorbereitung, Go Live, Support und Projektabschluss», legt Stefan Lerch dar. Mit diesem gewählten Projektvorgehen überführte GIA Informatik laufend einzelne Services in den Betrieb, so etwa den E-Mail-Service und anschliessend die verschiedenen Applikationsdienste. Julian Fröhlich: «Die ersten beiden Firmen integrierte der IT-Partner im November 2016 – dies war der Startschuss für die kommende grosse Migrationswelle. Bis im Frühling 2018 schlossen wir weitere Unternehmen mit 25 bis 350 Mitarbeitenden ein. Auf diese Weise wuchs unser Bestand auf über 30 Firmen mit rund 1700 Mitarbeitenden an».

Technische Anforderungen ans IT-Outsourcing

Applikationen, Daten und IT-Infrastruktur für rund 500 IT-Benutzer und mehr als 40 Firmenstandorte galt es bis dato anzubinden. «Hierfür arbeiteten wir gemeinsam einen minutiösen Zeitplan aus und hielten ihn dezidiert ein», unterstreicht Julian Fröhlich. Ferner brachte GIA Informatik die unterschiedlichen Bedürfnisse einer heterogenen Firmenlandschaft aus Sanitär, Elektro-, Heizungs-, Lüftungs-, Kälte- und Solartechnik unter einen Hut. «Wir gingen auf die Besonderheiten der einzelnen Geschäftsbereiche ein, erweiterten unser Service-Portfolio und kreierten zielorientiert Lösungen», legt Stefan Lerch dar. Überdies beschaffte GIA Informatik neue Desktops und Notebooks und setzte ein neues Windows 10 Client Design auf.

Teamsitzung BKW

Julian Fröhlich hält die Fäden bei den neusten Projekten seiner Abteilung in der Hand.

Schwierigkeit überwinden

Eine Herausforderung stellte die vielfältige IT-Landschaft mit individuellen Anforderungen der unterschiedlichen Firmen dar. Obwohl die Informatiksysteme für BKW Building Solutions aufgebaut wurden, bestanden von der BKW-Gruppe Security- und Compliance-Vorgaben. «Hierzu erarbeiteten wir adäquate Ergebnisse, um die Richtlinien einzuhalten und die gewünschte Flexibilität zu gewährleisten. Zum Beispiel bauten wir eine Security-Lösung zur Authentifizierung und Autorisierung basierend auf der 802.1x-Technologie und dem Zwei-Faktor-Schutz», sagt Stefan Lerch. Aufgrund der vorgesehenen Applikationslandschaft wurde eine vollständige, flexible Lösung basierend auf der Citrix-Technologie erstellt.

«Es sind weitere Zukäufe von Firmen geplant, die wir schnell und effizient integrieren wollen.»
Julian Fröhlich, Leiter Informatik BKW Building Solutions

Grosser Nutzen durch das IT-Outsourcing

Julian Fröhlich: «Mit GIA Informatik sind wir bedeutend schneller, als wenn wir die Dienste selber anbieten, da schon eine Plattform und passende Standard Services bestehen. Dies unterstützt und fördert die Strategie der BKW Building Solutions massgebend, kontinuierlich zu wachsen. Ein eigenes Rechenzentrum aufbauen? Müssen wir nicht. Auf eigenes Risiko Systemadministratoren und -architekten anheuern? Schon gar nicht. Überdies garantiert der IT-Outsourcing-Partner eine detaillierte, verbrauchsbasierte Abrechnung, die die BKW Building Solutions, basierend auf den GIA-Reports, den einzelnen Firmen belastet. Ferner bestehen eine zentrale Datenhaltung und ein zuverlässiger IT-Betrieb aller wichtiger Systeme in der GIA-Cloud. Bei der Firmenintegration erhalten neue Mitarbeitende umgehend einen standardisierten IT-Arbeitsplatz, was die interne Zusammenarbeit fördert und beschleunigt. Dazu werden neue Standorte nach einem vordefinierten Integrationskonzept mittels einer Kurzanalyse klassifiziert und rasch in die Firmengruppe überführt.»

BKW Gespraech am Computer

Eine detaillierte Planung ist wichtig: Julian Fröhlich im Gespräch mit Stefan Perler, Leiter ICT-Betrieb und Infrastruktur BKW Building Solutions.

Tipps für ein reibungsloses Projekt: IT-Experten erklären, welche Punkte zu einem gelungenen IT-Outsourcing-Projekt beitragen

Gutes Vertrauensverhältnis als Basis

Professionelles Projektmanagement

Fachliche Fähigkeiten

Hohe Gewichtung der Security-Aspekte

So weit als möglich etablierte Standard Services verwenden

Genügend personelle Ressourcen

Gute Referenzen mit ähnlichem Background

Bausteine für die Zukunft

Das Unternehmen will weiterwachsen. «Es sind weitere Zukäufe von Firmen geplant, die wir schnell und effizient integrieren wollen. So profitieren sie unmittelbar von den zentralen IT-Services», bemerkt Julian Fröhlich. Weiter stehen Konsolidierungs- und Optimierungsarbeiten an.

BKW Meeting

Er plant die Zukunft der BKW Building Solutions: Julian Fröhlich bespricht die zentralen Punkte mit seinen Mitarbeitern.

Faktenbox

Ziele:

  • Herauslösen der IT-Systeme aus der zentralen IT-Organisation der BKW-Gruppe und Aufbau einer auf die spezifischen Bedürfnisse abgestimmten KMU-Informatik
  • Migration aller Daten und Systeme auf die zentrale, flexible GIA-Cloud-Plattform, um das kontinuierliche Wachstum abzudecken

Aufwand:

  • je rund 3000 Stunden

Personal:

  • je rund 20 Personen: Geschäftsführer, Account und Service Management, Projektleiter, Fachspezialisten mit Engineering-Hintergrund

Hardware:

  • Clients: Lenovo
  • Rechenleistung, Speicher und Backup werden verbrauchsorientiert als Service aus der GIA- Cloud bezogen

Software:

  • ERP-System: Abacus

Erreichte Ziele:

  • GIA Informatik transferierte die Systeme plangemäss in ihre Datacenter, baute das Clientmanagement neu mit Windows 10 auf und hielt die Termine ein.
  • Während der Projektphase erarbeitete sie flexible Lösungen für neue Anforderungen und implementierte sie unter Berücksichtigung des Security und Service Level Agreements.

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