IT-Projekte sind zuweilen komplex. Wenn sie scheitern, liegt das meistens an den Menschen: Sie gleisen sie schlecht auf oder überfrachten sie sogar. Die GIA Informatik AG aus Oftringen zeigt im Folgenden auf, wie man IT-Projekte so durchführt, dass die Kunden langfristig zufrieden sind.

Das Fundament für eine langfristige Beziehung ist Vertrauen. Privat und geschäftlich. Spätestens mit der Geburt des World Wide Web Nachher wurde das Vertrauen durch Fakten ersetzt. Doch jetzt, wo unsere digitale Gesellschaft so richtig durchstartet, gewinnt der «Trusted Advisor», die Person des Vertrauens, wieder zunehmend an Bedeutung. Besonders in der IT und im Umgang mit geschäftskritischen Daten kann ein Fehler nicht nur kostspielig, sondern gar existenzbedrohend sein. Deshalb gilt es, den Mitarbeitenden bewusst zu machen, dass sie einen wesentlichen Beitrag zu Sicherstellung einer vertrauensvollen Zusammenarbeit zu leisten haben. Die Erfolgsformel lautet:

1. Erstellen Sie einen klaren Projektplan

Erfassen Sie im Projektauftrag die Ziele sowie die zeitlichen, finanziellen und funktionalen Rahmenbedingungen. Der Projektauftrag stellt eine Art Vertrag zwischen dem Auftraggeber (zum Beispiel Geschäftsleitung oder Verwaltungsrat) und dem Projektverantwortlichen dar. Zudem bildet er beim Abschluss die Grundlage für die Abnahme der Projektergebnisse.

2. Definieren Sie «Projekterfolg»

Ein Projekt kann die im Projektauftrag definierten Anforderungen bezüglich Zeit, Budget und Qualität zwar erfüllen, aber trotzdem als Misserfolg empfunden werden. Dann nämlich, wenn der erwartete «Added Value» für das Business nicht geschaffen wird. Für den verantwortlichen Projektleiter ist es deshalb wichtig zu verstehen, welchen Mehrwert sein Projekt im Unternehmen erbringen soll.

3. Treffen Sie auch unbeliebte Entscheidungen

Sie wollen ihr IT-Projekt zum Erfolg führen, allen können Sie es dabei aber nicht recht machen. Wenn zum Beispiel offene Fragen über Priorisierungen oder Ressourcenverwendungen anstehen, müssen Sie bereit sein, Entscheidungen zu treffen, die im Team vielleicht nicht gut ankommen. Denken Sie daran: Oft sind es die schwierigen Entscheidungen, die einen weiterbringen.

4. Holen Sie die Anwender ins Boot

Binden Sie die künftigen User frühzeitig und regelmässig ein. Es ist hilfreich, wenn bereits bei Projektstart die verschiedenen Interessengruppen identifiziert werden, um sie dann über den Verlauf zu informieren. Suchen Sie auch während des Vorhabens die Nähe zu den Anwendern, und versuchen Sie in Gesprächen deren Erwartungshaltungen zu verstehen. Achten Sie darauf, gut zuzuhören, um die Anwendersicht zu verstehen.

5. Leben Sie Projektmanagement vor

Seien Sie sich bewusst, dass 90 Prozent eines erfolgreichen Projektmanagements aus (positiver) Kommunikation besteht! Es gehört zu Ihrer Kernaufgabe, für gute Stimmung im Projekt zu sorgen. Mit einem angenehmen Arbeitsklima lässt sich die Extrameile, die manchmal notwendig ist, einfacher bewältigen.

6. Die Anwender abholen, wo sie stehen

Wenn die Anwender nicht zufrieden sind, werden Sie keinen Projekterfolg verbuchen können. Jedes Projekt bringt Veränderungen. Sie haben sie zwar über Wochen und Monate geplant, aber für die Anwender sind sie oft neu und ungewohnt. Sorgen Sie also dafür, dass die Anwender auch nach der Umstellung begleitet und nicht sich selbst überlassen werden.

7. Lassen Sie rechtzeitig los

Nachdem Sie die erfolgreiche Übergabe an den Betrieb sichergestellt und alles gründlich dokumentiert haben, ist für Sie Schluss. Der Betrieb ist nun in der Lage, Probleme und Änderungswünsche eigenständig zu lösen. Schliessen Sie also ab und schaffen Sie damit die Voraussetzung, dass Sie möglichst rasch neue Aufgaben angehen können.

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