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Die GIA Informatik AG führte für den grössten Schweizer Einrichtungshändler ein technisch herausforderndes und zeitlich eng kalkuliertes IT-Outsourcing-Projekt durch.

Was soll man als Firma machen, wenn man die ganze IT-Infrastruktur an einen globalen Provider ausgelagert hat, aber mit ihm aus mehreren Gründen nicht mehr zufrieden ist? Diese Frage stellte sich die Möbel Pfister AG aus Suhr, die rund 1200 Mitarbeitende und 200 Lernende beschäftigt, 20 Filialen in allen Landesteilen führt und Schweizer Marktführerin im Einrichtungsfachhandel ist. «Wir entschieden uns, die anstehende Vertragserneuerung auszuschlagen und einen Projektwettbewerb mit mehreren namhaften IT-Outsourcing-Anbietern durchzuführen», sagt Marcel Schaniel, Leiter Digital Business & Corporate Development Möbel Pfister AG.

moebel pfister filiale lyssach

Die Pfister Filiale in Lyssach ist eine von 20 Zweigniederlassungen in der Schweiz. Bild: pfister.ch

Der Projektwettbewerb und die Wahl

Pfister ging beim Projektwettbewerb und der Wahl des künftigen Providers nach einem pragmatischen Ansatz vor – und entschied sich für die GIA Informatik AG aus Oftringen. Marcel Schaniel: «Ein entscheidender Faktor waren für uns die aufgezeigten Referenzen von früheren, vergleichbaren Projekten. Auch die schnellen Durchlaufzeiten und das Preis-Leistungs-Verhältnis wurden positiv bewertet. Das gesamte Projektteam überzeugte während des Auswahlverfahrens durch eine transparente Kommunikation und sein hohes Commitment. Wir wussten: Das ist ein Partner, der über den unbedingten Willen und die entsprechenden Fähigkeiten verfügt.»

In rasantem Tempo vom Konzept zum Go-Live

Den Start des Projektes im Frühling 2017 bildete die Migration der umfangreichen SAP-Systemlandschaft mit ERP, CRM, Adobe Document Services, PI Web Dispatcher und Solution Manager in hybridem Betrieb mit physischen und virtuellen Servern. «Wir lösten die gesamte IT-Infrastruktur beim bisherigen Provider heraus und implementierten sie in unseren Datacentern. Bereits im Sommer 2017 nahmen wir diese Systeme in Betrieb», erklärt Stefan Lerch, Account Manager bei GIA. Gleichzeitig begann der Outsourcing-Spezialist mit dem kompletten Neuaufbau des First-Level-Supports. Am Hauptsitz von Pfister in Suhr wurde ein Servicedesk mit mehreren GIA-Mitarbeitern errichtet.

Überdies implementierte der IT-Dienstleister für die gesamte Pfister Gruppe ein neues Netzwerk inklusive einer topmodernen Wireless-LAN-Lösung. Stefan Lerch: «Wir verwendeten hierfür die modernste Funktechnik, um die geplanten Innovationen von Pfister vollständig zu unterstützen.» Ein Beispiel: In verschiedenen Filialen stehen nun moderne Touchscreen-Stelen für die Kunden bereit. Durch einfache Monitorberührung erhält ein freier Wohnberater über seine Smartwatch eine Meldung – und begibt sich sogleich zur entsprechenden Stele, um den Kunden persönlich in Empfang zu nehmen. Auf diese Weise können die Beratungswünsche in den Filialen noch schneller erfüllt und die Kundenorientierung optimiert werden.

Foto Marcel Schaniel

«GIA gestaltete den Umgang mit uns, aber vor allem auch mit unseren Partnern jederzeit professionell», so Marcel Schaniel, Leiter Digital Business & Corporate Development Möbel Pfister AG. Bild: pfister.ch

Was war speziell an diesem Projekt?

Das Vorhaben bildete für die GIA-Projektleiter eine grosse Herausforderung. Denn gerade die technischen Komponenten waren alles andere als alltäglich. So verfügt der grösste Schweizer Einrichtungsfachhändler über eine wesentliche Anzahl an involvierten Partnern für das Printing, das automatische Kleinteilelager, die Kassensysteme und die Webshop-Applikationen. Zudem gestaltete sich die Systemlandschaft mit zahlreichen Schnittstellen und vielen Abhängigkeiten sehr komplex. «Diese Bedingungen erforderten ein professionelles Projektmanagement und hochverfügbare sowie flexible Systeme», weiss Stefan Lerch. «Dank diesen können wir zum Beispiel an einem Tag wie dem ‹Black Friday›, der die Weihnachtseinkaufssaison einläutet, situativ mehr Systemressourcen an Speicher- und Rechenleistung zuweisen.»

Pfister schätzt die kurzen Wege

Der Mehrwert des Projektes ist gross, bestätigt Marcel Schaniel. «Der ökonomische Nutzen ist signifikant. Zudem sind die Durchgriffswege zum Spezialisten kurz. Des Weiteren verfügen wir nun über einen adäquaten First-Level-Support, generell schnellere Lösungen sowie eine höhere User-Zufriedenheit und optimierte Kundenwahrnehmung – letztere primär aufgrund unserer neuen, digitalen Interaktionsmöglichkeiten.»

Nächste Schritte

Jüngst stellte GIA das Verrechnungsmodell fertig und fuhr es hoch. Auch die Integration von Möbel Egger, Möbel Hubacher und Möbel Svoboda sowie aller Filialen wurde vor kurzem erfolgreich beendet. Marcel Schaniel: «Wir planen zudem eine Erneuerung und Mobilisierung des digitalen Workplace – bei gleichbleibendem Preis wie eine stationäre
IT-Ausstattung. 2018 kümmern wir uns auch um effiziente und langfristige Aufbewahrung von Informationen.» Ferner steht die kontinuierliche Weiterentwicklung der Services im Zentrum.

Fünf Tipps für andere Unternehmen

Seien Sie sich der Relevanz eines straffen, zielorientierten Projektmanagements bewusst.

Beziehen Sie den IT-Betrieb frühzeitig ein und fahren Sie ihn umgehend hoch.

Führen Sie einen Proof of Concept durch: Erstellen Sie eine Testinstallation und gehen Sie erst danach in die Realisationsphase.

Führen Sie ein flexibles Servicemodell ein.

Stellen Sie als Auftraggeber einen wesentlichen Anteil an die administrativen Ressourcen, beispielsweise 50:50, und organisieren Sie die Einsatzpläne, die Verträge und einen Jour fixe.

Die ausführliche Version dieser Case Study steht Ihnen als Download unten zur Verfügung.

Facts

Ziele

  • IT beim bisherigen Provider herauslösen und in die Datacenter von GIA überführen
  • First-Level-Support; Servicedesk als Single Point of Contact für alle IT-Belange
  • Netzwerk in der gesamten Pfister Gruppe ersetzen
  • Servicemodell mit klar definierten Measurements integrieren

Zeitachse

  • Januar bis Februar: 2017: Konkrete Offert- und Vertragsphase
  • Februar bis Mai 2017: Due Diligence und Konzeptphase
  • Juni bis Oktober 2017: Transition zu GIA mit Parallelbetrieb durch bestehenden Partner
  • Ab August 2017: Go-Live aller Services bei GIA

Leistungsumfang

  • Datacenter-Services für deutlich mehr als 100 virtuelle Windows- oder Linux-Server
  • SAP-Landschaft (ERP, PI, CRM, ADS)
  • Data-Onboarding, PIM, Webshop und Render Server
  • Viele MS SQL, MySQL-, Oracle- und Postgre-Datenbanken im Einsatz
  • Mehr als 200 Vasco-Token für 2-Faktor-Schutz
  • Netzwerk mit vollständiger WLAN-Abdeckung für Verkaufs-, Büro- und Logistikflächen. Über 50 Terabyte Daten

User,  Hardware und erreichtes Ziel

Mehr als 1000 Benutzer, über 300 Notebooks und viele Tablets wurden verzeichnet. Das Projekt wurde zeitgerecht und ohne ungeplante Unterbrüche durchgeführt.

Unsere Spezialisten beraten Sie gerne an einem Meeting.

Stefan Lerch
Spezialist IT-Services
T +41 62 789 73 20

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