So spart man Kosten beim IT-Outsourcing

Nach wie vor setzen gewisse Unternehmen auf eine eigene IT-Infrastruktur. Diesem Modell stehen vermehrt interessante Outsourcing-Strategien gegenüber. Wie der folgende Beitrag aufzeigt, löst eine externe Lösung grundlegende Probleme und beeinflusst oft auch den finanziellen Aufwand.

«Business Continuity» wird auch in mittleren und grösseren KMU immer wichtiger. Dieses beinhaltet alle Massnahmen, um das Kerngeschäft eines Unternehmens nach Eintritt eines Krisenfalls weiterzuführen. «Durch die fortschreitende Digitalisierung kann ein Ausfall der Informatiksysteme für Unternehmen schnell existenzbedrohend werden», weiss Stefan Lerch, Account Manager der GIA Informatik AG in Oftringen.

Obwohl sich gewisse Unternehmen weiterhin damit schwertun, ihre Daten auszulagern, sprechen unter anderem folgende Gründe für ein IT-Outsourcing:

Ein professioneller IT-Outsourcer verfügt über moderne Datacenter-Infrastrukturen.

Er kann diese bedeutend günstiger bereitstellen als einzelne Unternehmen.

Weiter müssen viele Firmen heute so agil wie möglich sein. Mit einem starken Outsourcing-Partner kann rasch Spezialisten-Know-how beigezogen werden.

Durch das Outsourcing werden die IT-Kosten von unberechenbaren Kostenblöcken in kalkulierbare Bezugsgrössen pro Einheit umgewandelt, wie etwa Benutzer, Datenvolumen etc.

Datacenter

GIA verfügt über zwei eigene Datacenter, die mit Grundwasser gekühlt werden.

Mitarbeitende nehmen zentrale Rolle ein

Damit ein zuverlässiger IT-Betrieb gewährleistet werden kann, ist die Verfügbarkeit von qualifiziertem Personal zentral. Weiter sind permanente Investitionen in neue Technologien notwendig. Stefan Lerch: «Bei einem Outsourcing werden diese Leistungskomponenten als Service bezogen und können bedarfsgerecht reduziert/erhöht werden. Vor allem die Sicherstellung des IT-Betriebs ausserhalb der regulären Büroarbeitszeit wird für einzelne Firmen schnell sehr kostenintensiv.»

Unternehmen fokussieren sich aufs Kerngeschäft

Viele IT-Services sind mittlerweile standardisiert und können effektiv produziert werden. So macht es für viele Firmen je länger, desto weniger Sinn, E-Mail-Services, Netzwerk-Services etc. selber auszuführen. Diese Leistungen können in hoher Qualität und zu günstigen Konditionen beschafft werden. «Die Unternehmen sind heute stark mit den Veränderungen der digitalen Transformation gefordert. Sie entlasten sich mit dem Outsourcing enorm und können sich auf ihr Kerngeschäft fokussieren», weiss Stefan Lerch.

Aufteilung in Systemklassen

Bei einem klassischen IT-System-Design definiert die höchste geforderte Verfügbarkeit die Gesamtkosten nachhaltig. Durch die Möglichkeit, im Outsourcing die Applikationen in verschiedene Systemklassen aufzuteilen, lassen sich signifikante Einsparungen erzielen. «Beispielsweise sind für viele unserer Kunden das ERP-System, die E-Mail und einige wenige weitere Applikationen businesskritisch. Entsprechend werden diese in der Systemklasse ‹Desastertolerant› betrieben.»

Kostengestaltung wird einfacher

Einen Knackpunkt bei Outsourcing-Projekten bildet die Kostengestaltung: Diese ist oft komplex, schliesslich ändert der Aufwand des Providers von Jahr zu Jahr. Wie können Firmen hier Klarheit schaffen? «Mit einem sauber definierten Service-Level-Agreement werden die Leistungen detailliert festgehalten und die KPI mittels den periodischen Reportings ausgewiesen», sagt Stefan Lerch. Basierend auf einem transparenten Servicekatalog werden standardisierte Services zu definierten Preisen bezogen.

Zukünftige Entwicklung

«Die Kosten für Rechenleistung und Speicherplatz werden auch zukünftig sinkende Tendenz aufweisen», versichert Stefan Lerch. Durch zielgerichtete Investitionen in die Automatisierung des IT-Betriebes und Nutzung von Synergien lassen sich die Kosten weiter senken. Zudem entfallen bei einem Outsourcing-Modell für den Kunden die zyklischen Investitionen für Hardware-Erneuerungsprojekte inklusive deren aufwendige Evaluationsverfahren. Insbesondere teure Ausbauten für Erweiterungen, die dann über eine verkürzte Restlaufzeit auf das Ablaufdatum des Gesamtsystems abgeschrieben werden müssen, unterbleiben komplett. Durch den Einsatz hybrider Cloud-Modelle lassen sich zusätzliche Einsparungen erzielen und Flexibilität gewinnen.

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